Kişisel Verilerin Korunması

UTİKAD  (“ DERNEK” ) 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında temel ilkeler ve uygulama prensiplerinin belirlenmesi amacını gütmektedir.

KVKK'ya uygun olarak hazırlanan bu metin mevcut ve potansiyel iş ilişkisi içerisnde bulunduğumuz kişiler, Dernek üyelerimiz, çalışanlarımız ile işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü şahısların otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkin olup, DERNEK'in KVKK ve ilgili yönetmelikte yapılacak değişikler doğrultusunda, işbu metinde değişiklik yapma hakkı saklıdır.

Kişisel verileriniz üyelik/eğitim/etkinlik başvurunuz sırasında ve/veya sonrasında yazılı ve/veya sözlü olarak ve/veya elektronik ortamda tarafımıza iletmiş olduğunuz, sağlık bilgileri de dahil olmak üzere özel nitelikli kişisel verilerinizi de içeren her türlü bilgi ve belgeyi ifade etmekte olup, bu bilgiler fiziki ve dijital ortamda saklanmaktadır. Kişisel verileriniz, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işbu “Aydınlatma Metni”nde belirtilen gerçek ve tüzel kişiler ile aşağıda yer alan amaçlarla yurt içinde ve yurt dışında işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

Kişisel verileriniz, yasal çerçevede kalmak kaydıyla, Dernek tarafından faaliyetlerine bağlı olarak otomatik ya da otomatik olmayan yollarla, Dernek birimleri, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir.

Kişisel verileriniz, öncelikle Dernek amaçlarının gerçekleştirilmesi için irtibat halinde olduğumuz tüm kişi, kurum, dernek üyeleri, çalışanlarımız ve doğrudan ve dolaylı olarak hukuki ilişki içerisinde olduğumuz kişilerin kişisel verileri otomatik veya otomatik olmayan yollarla derneğimiz kayıtlarına girmektedir. DERNEK'e üyeliğinizin oluşturulması, UTİKAD'ın sağladığı hizmetlerden faydalanmanız, Dernek ile iş ilişkisi içinde bulunan kişiler ile irtibat sağlanması, sözleşme ilişkisi içine girilmesi, çalışanların kişisel verileri de yasada belirtilen sınırlamalar dahilinde kişisel verilerinin işlenmesi amaçlarıyla KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenecektir.

KVKK'nın 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme amaçlarının karşılanamadığı durumlarda kişisel verilerinizi açık rızanızı temin ederek işlemekteyiz. Bu doğrultuda üyelerimizin, çalışanlarımızın, iş ortaklarımızın ve dernek faaliyetlerine iştirak eden eğitmenler dahil tüm katılımcıların adı-soyadı, iş bilgileri, iletişim bilgileri gibi kişisel verileri, sosyal medya platformlarında üyelere yönelik tanıtım ve bilgilendirmelerin yapılması amacıyla verilecek onay doğrultusunda işlenebilecek ve paylaşılabilecektir.

DERNEK, kişisel verilen toplanması, işlenmesi ve analiz edilmesinde aşağıdaki ilkeleri benimsemiştir.
 

a. Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Faaliyette Bulunma

DERNEK, veri sahiplerinin haklarının korunması için kişisel verileri hukuka uygun ve adil bir şekilde toplayarak, işleyecektir. Bu faaliyetlerin yürütülmesinde orantılılık ve gereklilik ilkeleri göz önünde bulundurulacaktır.
 

b. Amaca Özel Kısıtlama

Kişisel veri yalnızca verilerin toplanmasından önce tanımlanmış amaçlar için işlenebilir. Amaca ilave değişimler yalnızca sınırlı ölçüde ve gerekçelendirmeyle mümkündür.

c. Şeffaflık ve Aydınlatma

Veri sahipleri, kişisel verilerinin toplanması ve işlenmesi öncesinde KVKK'da öngörülen şekli ile bilgilendirilmelidir.

d. Veri Ekonomisi

Kişisel verinin işlenmesinden önce, amaca ulaşmak için işlemin gerekli olup olmadığı ve hangi kapsamda gerekli olduğu belirlenmelidir. Amacın kabul edilebilir ve orantılı olduğu durumda anonim ya da istatistiki veri kullanılabilir.

e. Kişisel Verilerin Silinmesi

İlgili kanunlarda kayıt saklama yükümlülükleri ve ispat için gerekli kayıt tutma işlemleri için öngörülen sürelerin sona ermesinden sonra artık gerekli olmayan kişisel veri silinmekte veya yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

f. Doğruluk ve Veri Güncelliği

Kişisel verilerin doğru, tam ve biliniyor olması halinde güncel olması zorunludur. Doğru olmayan veya eksik olan verilerin silinmesi, düzeltilmesi, tamamlanması veya güncellenmesi sağlanmalıdır.

g. Gizlilik ve Veri Güvenliği

Kişisel veri gizli bilgi olarak saklanmalı ve muhafaza edilmelidir. Kişisel veriler yetkisiz erişimi, yasal olmayan işlemleri, paylaşımı, yanlışlıkla kaybolmayı, değiştirilmeyi veya tahrip edilmeyi engellemek için gerekli idari ve teknik tedbirler alınarak korunmalı ve kişisel seviyede gizli tutulmalıdır.

 

İş sözleşmesinin kurulması, uygulanması ve sonlandırılmasına kadar geçen süreçte çalışanlara ait kişisel verilerin toplanması ve işlenmesi zorunludur. Bunlar için çalışanların ayrıca açık rızaları alınmayabilir. Potansiyel çalışan adaylarının da kişisel verileri iş başvurularında işlenmektedir. Adayın iş başvurusunun reddi halinde, başvuru sırasında elde edilen kişisel verileri sonraki bir seçim aşaması için uygun veri saklama süresi kadar muhafaza edilmekte, bu sürenin sonunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. 
 

Telekomünikasyon ve internet: Telefon donanımları, e-posta adresleri, Dernek içi ağlar ile birlikte intranet ve internet, DERNEK  tarafından öncelikli olarak işle ilgili görevler için sağlanmaktadır. Bunlar, çalışma araçları ve DENEK  kaynaklarıdır. Bu araçlar yasal düzenlemelere ve DERNEK  iç yönetmeliklerine uygun olarak kullanılmalıdır. BT altyapısına veya bireysel kullanıcılara karşı saldırıları önlemek için DERNEK  ağına geçişlerde, teknik açıdan zararlı içerikleri bloke eden veya saldırıların modellemesini analiz eden koruyucu önlemler alınmaktadır. Telefon donanımlarının, e-posta adreslerinin, intranetin/ internetin ve/veya Dernek içi sosyal ağların kullanımı, güvenlik nedenlerinden dolayı belirli bir süre saklanmaktadır. Bu verilerin kişiyle ilgili değerlendirmeleri ancak somut bir şüphenin var olması halinde yapılmaktadır. Bu kontroller ilgili departmanlar tarafından sadece ölçülülük prensibinin korunması şartıyla yerine getirilmektedir.
 

Erişim Yasağı: DERNEK, yasal yükümlülükler, meşru menfaatleri ve çalışanlarının açık rızaları ile topladığı kişisel verileri, bunların toplanma amaçları ile uygun olarak işlemekte, korumakta ve muhafaza etmekte azami gayreti göstermekte, kişisel verileri yalnızca ilgili çalışanları ile paylaşmaktadır. Çalışanların görev tanımları kapsamında yerine getirdikleri işler ve DERNEK'in açık yazılı yetkilendirmesi olmadığı hallerde erişim izni veya gereği olmayan kişisel veriler ile ilgili olarak gerçekleştirdikleri her türlü iş ve işlem ile ilgili olarak ilgili çalışanın şahsi sorumluluğuna gidilecek bu nedenle yasal tedbirler alınacaktır. Bu nedenle çalışanların, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmaması ve paylaşılmaması konularında bilgilendirilip uyarılmalı, çalışanların güvenlik politika ve prosedürlerine uymaması durumunda disiplin hükümleri uygulanacaktır. 

 

KVKK'nın “İstisnalar” başlıklı 28. maddesinde öngörülen haller saklı kalmak kaydıyla, KVVK'nın 11. maddesi çerçevesinde haklarınız; UTİKAD'a başvurarak, kişisel verilerinizin;
 

 

Toplanan kişisel verileriniz, UTİKAD'a üyeliğinizin oluşturulması ve devamı, UTİKAD'ın sağladığı hizmetlerden faydalanmanız, UTİKAD'ın etkinlik ve organizasyon yönetimi süreçleri ile UTİKAD'ın üyelerine özel olarak sağladığı faydalardan yararlandırılmanız gibi amaçlar dâhil olmak üzere UTİKAD'ın yürüttüğü faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların ve buna bağlı süreçlerin yürütülmesi, UTİKAD tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların ilgili birimler tarafından yapılması ve ilgili süreçlerin yürütülmesi ile UTİKAD'ın ürün ve hizmetlerine yönelik tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, kanunen yetkili kurum ve kuruluşlara ve özel kişilere, keza yasada belirlenen ve çalışanlarımız ile ilgili olabilecek aktarımlar hukuka ve dürüstlük kuralına uygun bir şekilde KVKK'nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.
 

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği diğer yöntemlerle UTİKAD'a iletebilirsiniz. Yapacağınız yazılı başvuru kapsamında kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile Kanun'un 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi “Şenlikköy Mahallesi, Saçı Sokak, No: 4 / F Florya 34153 Bakırköy – İstanbul” adresine bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVKK'da belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilirsiniz.