Bilindiği üzere, Türk Ticaret Kanunu (TTK), bütün tacirlere ticari defter tutma zorunluluğu getirmiştir. Kanun, bu zorunluluk yanında, anılan defterlerden bazılarının açılış ve kapanış tasdikine tabi tutulmasını da şart koşmuştur. Ancak, uygulamada konunun genelde vergi mevzuatı yönünden bilinmesi ve önemsenmesi nedeniyle, ticari defterlerin TTK'ya göre yaptırılması gereken tasdiklerinin, özellikle de kapanış tasdiklerinin ihmal edildiğine şahit olunmaktadır. Oysa, ticari defterlerin açılış ve kapanış tasdiklerinin TTK'ya uygun şekilde ve süresinde yaptırılmamış olması, ilgililerin hem hukuki hem de cezai sorumluluklarını gerektirmektedir. Ayrıca, TTK'nın 86'ncı maddesine göre, tacirler arasındaki uyuşmazlıklarda, "taraflardan birinin defterleri kanuna uygun olup da diğerininki olmaz veya hiç defteri bulunmaz yahut ibraz etmek istemezse; defterleri muntazam olan tacirin birbirini teyit eden defterlerindeki kayıtlar, diğeri aleyhinde delil olur." Bu yönüyle, tasdik uygulaması, ticari defterlerin ispat kuvvetinde de önemli bir yere sahiptir.
Peki, TTK, ticari defterlerin tasdiki konusunda ne öngörmektedir? Dilerseniz, önce TTK'nun hangi defterlerin tutulmasını zorunlu kıldığını kısaca izah edelim, sonra da bu defterlerin tasdiklerine değinelim. TTK.na göre; tüzel kişi tacirlerin -örneğin, anonim ve limited şirketler- yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve karar defteri; gerçek kişi tacirlerin ise yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ya da işletmesinin mahiyet ve önemine göre sadece işletme defteri tutmaları zorunludur. Özel hukuk hükümlerine göre idare edilmek veya ticari şekilde işletilmek üzere kamu tüzel kişileri tarafından kurulan, ancak tüzel kişiliği bulunmayan ticari işletmeler ile dernekler tarafından kurulan ticari işletmeler ve bunlara benzeyen fakat tüzel kişiliği olmayan diğer ticari teşekküller ise yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri tutarlar. Ancak, TTK.na göre tutulması zorunlu olan defterler bu sayılanlar ile sınırlı değildir. Zira, Kanuna göre, işletmenin mahiyet ve önemi başka defterlerin de tutulmasını gerektiriyor ise, bu defterlerin de tutulması şarttır.
Yine, TTK gereği, tutulması zorunlu olan bu defterlerden yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, karar defterleri ve işletme defterinin, kullanılmaya başlanmadan önce ticaret sicili memurluğuna veya notere ibraz edilmesi ve açılış tasdiklerinin yaptırılması gerekmektedir. TTK, bu konuda, defterlerin Vergi Usul Kanunu'nun defterlerin tasdikine ilişkin hükümlerinde yer alan bilgileri içerecek şekilde tasdik ve imza olunmasını emretmiştir. Böylece, tasdik konusunda iki kanun arasında çıkabilecek farklılıklar da giderilmiştir.
Diğer yandan, TTK'na göre, yevmiye ve envanter defterleri için, açılış tasdikinin yanında, kapanış tasdiklerinin yaptırılması da şarttır. Bu çerçevede, yevmiye defterinin en geç yeni yılın Ocak ayı sonuna kadar notere ibraz edilip kapanış tasdikine tabi tutulması gerekir. Envanter defterinin ise en geç yeni yılın Mart ayı sonuna kadar tamamlanması ve akabinde de kapanış tasdiki için notere ibraz edilmesi şarttır.
Dikkat edileceği üzere, açılış tasdiki, yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, karar defterleri ve işletme defteri için şart koşulduğu halde, kapanış tasdiki sadece yevmiye defteri ve envanter defteri için öngörülmüştür. Yine, yasa koyucu, tacirlere kolaylık sağlamak açısından açılış tasdiki konusunda hem ticaret sicili memurluklarını hem de noterleri yetkili kıldığı halde, kapanış tasdiki yetkisini sadece noterlere tanımıştır.
Açılış ve kapanış tasdikini hiç ya da zamanında yaptırmamanın cezai müeyyidesi var mıdır? Evet, vardır. T.Ticaret Kanunu "tutulması zorunlu olan defterlerin hiç veya kanuna uygun şekilde tutulmaması" hali için adli para cezası öngörmektedir. İşte, ticari defterlerden yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, karar defterleri ve işletme defterinin açılış; yevmiye defteri ile envanter defterinin ise kapanış tasdiklerinin hiç ya da zamanında yaptırılmamış olması da, defterlerin kanuna uygun surette tutulmaması hallerinden biri olarak değerlendirilmektedir. Dolayısıyla, böyle bir durumun tespiti halinde, ilgililere, yani gerçek kişi tacirlerde tacirin kendisine, tüzel kişi tacirlerde ise yönetim organı üyelerinin her birisine -örneğin; anonim şirketlerde yönetim kurulu üyelerine, limited şirketlerde ise müdürlere- asgarî 450 TL adlî para cezası verilmektedir. Yani, önemsenmeyen bir ayrıntı, birkaç yıla ve deftere ilişkin olduğu takdirde, ilgililerin ciddi yekûn tutan para cezaları ile yüzleşmelerine sebebiyet verebilmektedir. Bu çerçevede, gerçek kişi tacirlerin ve tüzel kişi tacirlerin yöneticilerinin, ticari defterlerin açılış ve kapanış tasdiklerini süresinde yaptırmaya özen göstermeleri, hem kendilerinin hem de işletmelerinin menfaatine olacaktır.
Kaynak: Dünya