Vergi Usul Yasası’nın 253’üncü maddesi gereği olarak sözü edilen yasaya göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle, vesikaları ilgili bulundukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak 5 yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.
Aynı yasanın 256’ncı maddesi uyarınca da muhafazası (saklanması) zorunlu defter ve belgeler süresi içerisinde yetkili makam ve memurların istemi üzerine incelenmek üzere ilgililere arzedilir.
Uygulamada vergi mükelleflerinin defter ve belgelerin ibrazında öngörülen 5 yıllık sürenin başlangıcı duraksama yaratmaktadır.
Vergi Usul Yasası’nın 253’üncü maddesinde 5 yıllık süre başlangıcı ‘ilgili bulundukları’ yıl olarak belirlenmiş bulunmaktadır.
İlgili bulunduğu yıl kavramı, defter kayıtları ile bu kayıtlara dayanak teşkil eden belgelerin özelliklerine göre değişmektedir. Şöyle ki;
Örneğin 31 Aralık 2003 tarihinden sonra iktisadi kıymet için Maliye Bakanlığı tarafından faydalı ömür esasına göre amortisman ayrımı yapılmaktadır. Buna göre ülkemizde 31 Aralık 2003 tarihinden itibaren amortismana tabi iktisadi kıymetlerin faydalı ömrü 2 yıl ile 50 yıl arasında belirlenmiş ve amortisman oranları da buna göre hesaplanmıştır. Dolayısıyla mükelleflerin aktifleştirdiği ve amortisman ayrımına konu ettiği bir iktisadi kıymet için eğer söz konusu iktisadi kıymet işletmenin aktifinde varlığını sürdürüyorsa en son amortisman ayrılma yılını izleyen yıldan itibaren bu işlemle ilgili defter ve belgeleri saklama süresi hesaplanacak.
Yasa maddesinde saklama süresi zamanaşımı süresine bağlanmış olmakla beraber zamanaşımı süresinin vergiyi doğuran olay nedeniyle değişebildiği durumlara herhangi bir atıf yapılmamış olmasına karşılık uygulamada giderin ilgili bulunduğu dönemi yani giderin tamamen itfa edildiği yılı izleyen takvim yılından itibaren 5 yıl süreyle bu gidere ilişkin kayıt ve belgelerin saklanması gerektiği sonucuna varılabilmektedir. (Daha fazla bilgi için; Duman, Yüksel “Muhafaza ve İbraz Ödevinde Özellik Arz Eden Hususlar“ Vergi Sorunları Dergisi, Sayı: 260, Sh. 90-94)
Ancak bir başka açıdan olayı değerlendirecek olursak, herhangi bir kuruluşun kendi kullanımı için bir bina inşa ettirmesi halinde, bu binanın aktifleştiği tarih önem arzetmemekte, söz konusu bina için amortisman ayırımının sona erdiği yılı izleyen yıldan başlamak üzere 5 yıl daha binanın inşaat maliyeti ile ilgili defter ve belgelerin saklanması gerekmektedir. Dolayısıyla 2005 yılında aktifleştirilen ve amortisman ayırma süresi 10 yıl olan bir varlık için kayıt ve belge saklama süresi 2015 yılında başlayacak. Benzer sorunlar süre bakımından farklı olsa bile yıllara sari inşaat ve onarım işleri, zarar mahsubu, yatırım indirimi uygulaması, Ar-Ge indirimi gibi bir yılı aşan indirim konularında da mevcut bulunmaktadır.
Zarar mahsubuna yönelik bir uyuşmazlık konusunda Danıştay 4. Dairesi zararın defter ve belgelerle tevsiki (kanıtlanması) ve kanuniliğinin ortaya konması Vergi Usul Yasası’nın 247’nci, Ticaret Yasası’nın 68’inci maddesi icabı henüz devlete karşı vergi borçlusu durumunda bulunan mükellefe düştüğü yönünde karar vererek zamanaşımının başlangıcı olarak ilgili yıl kavramına açıklık getirmiştir.
Yasa maddesinde yer alan ilgili yıl kavramı defter kayıtlarının veya belgelerinin sonuçlarını ilgilendirdiği yılları ifade etmektedir.
Diğer yandan Vergi Usul Yasası’nın 254’üncü maddesinde defter tutmak zorunda olmayanlar satın aldıkları mallar için almak zorunda oldukları faturalar ile sattıkları mal ve hizmetler için imzalamış bulundukları ve bir örneği kendilerinde kalan gider pusulaları ile zirai ürünlerini satmaları halinde, kendilerinde kalan müstahsil makbuzlarının örneklerini tanzim tarihlerini izleyen takvim yılı başından başlayarak 5 yıl süre ile muhafaza etmeleri öngörülmüştür.
Sözü edilen yasa maddesinde, aynı yasanın 253’üncü maddesinde yer alan ilgili bulundukları yıl yerine tanzim tarihini izleyen yıl kavramı kullanılmıştır.
Vergi Usul Yasası’nın 114’üncü maddesi gereği olarak da “şarta bağlı istisna veya muafiyet uygulamaları sonucu kısmen veya tamamen alınmayan vergilere ilişkin zamanaşımı süresi, istisna veya muafiyet şartlarının ihlal edildiği tarihi takip eden takvim yılı başından itibaren” başlamaktadır. Buna göre de şarta bağlı istisnalarda şartların ihlali halinde zamanaşımı, verginin tarhını veya cezanın kesilmesini gerektiren durumun meydana geldiği tarihi izleyen yılın başından itibaren başlamaktadır. Bu nedenle de bu istisna ve muafiyetlere ilişkin belgelerin muhafazasında da bu özelliğin dikkate alınması gerekmektedir.
Kaynak: İTO