Elektronik imza tabiri, ülkemizin yakın zamanda tanıştığı bir kavramdır. Buna karşılık, 2004 yılında 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile yasal statüye kavuşan uygulamanın kullanıcıları, kısa zaman içerisinde çığ gibi büyümüştür. Elektronik devlete geçişin, bu artıştaki katkısı yadsınamaz. Elektronik imza, yasadaki tanımıyla, başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik verdir. Bu tanımı biraz daha basitleştirirsek, elektronik imza, elektronik ortamlarda, imza yerine kullanılabilen yasal kimlik doğrulama sistemidir.
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre, güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurur(m.5). Bu nedenle, ıslak imzadan hiçbir farkı yoktur. Tek farkı, kullanıldığı ortamdır. Islak imzayı elektronik ortamda kullanmak mümkün değil iken, elektronik imzayı da fiziki bir ortamda kullanmak mümkün değildir.
Peki, elektronik imzanın şirket işlerinde, özellikle yönetim kurulu kararlarının alınmasında kullanılması mümkün müdür? Hemen cevaplayalım, evet, mümkündür. Ancak, şartları vardır. Bilindiği üzere, anonim şirketlerde, yönetim kurulu, kurul olarak çalışır ve kararlarını genelde toplanarak verir. Uygulamada da, ağırlıklı olarak bu yöntem uygulanmaktadır. Ancak, TTK, anonim şirket yönetim kuruluna, toplantı yapmaksızın da karar alma imkanı tanımıştır. Buna göre, yönetim kurulu üyelerinden toplantı talebi gelmediği müddetçe, üyelerden birisinin belirli bir hususa dair yaptığı teklife diğerlerinin yazılı onayları (muvafakatleri) alınmak suretiyle de yönetim kurulu kararı alınabilir(TTK, md.330). İşte bu muvafakat, elle atılan yazılı bir beyan ile verilebileceği gibi, elektronik ortamda gönderilen teklife elektronik imza ile onay vermek suretiyle de temin edilebilir. Ancak, bunu temin için, yönetim kurulu üyelerinin hiçbirisinin toplantı talebinde bulunmamış olması gerektiğini yenilemekte fayda vardır. Üyelerden birisinin toplantı yapılarak karar alınmasını istemesi durumunda, toplantı yapılması zaruri olur, yani toplantısız karar alınamaz.
Görüldüğü üzere, TTK'nın getirdiği bu düzenleme, yönetim kurulu üyeleri farklı illerde ya da ülkelerde olan veyahut seyahat, hastalık, vb mazeretler nedeniyle toplantıya katılamayacak olan yönetim kurulu üyeleri açısından büyük kolaylık sağlamaktadır. Özellikle de, yönetim kurulu üyelerinin bazıları yurtdışında ikamet eden yabancı ortaklı anonim şirketler açısından. Böylece, anonim şirket yönetim kurulu başkanının ya da üyelerden herhangi birisinin, elektronik ortamda ve elektronik imzalı olarak gönderdiği bir teklifi, diğer üyeler okuyup içeriğine vakıf olduktan sonra, elektronik imza ile onaylarlar, bu suretle de yönetim kurulu kararı alınmış olur.
Peki, elektronik imza kullanabilmek için ne yapmak gerekir? Elektronik imza kullanabilmek için öncelikle bir nitelikli elektronik sertifika (NES) sahibi olmak gereklidir. Nitelikli elektronik sertifikalar ise, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'ndan (BTK) yetki almış Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı (ESHS) kuruluşlardan temin edilmek zorundadır. Ülkemizde halihazırda dört adet ESHS bulunmaktadır. Bunlardan birisi, sadece kamu kurumlarına sertifika vermekle yetkili ve görevli olan TÜBİTAK-UEKAE Kamu Sertifikasyon Merkezi'dir. Diğer üçü ise, özel sektör ve vatandaşlara NES sağlayan E-Güven (Elektronik Bilgi Güvenliği A.Ş.), TÜRKTRUST (Türktrust Bilgi, İletişim ve Bilişim Güvenliği Hizmetleri A.Ş.) ve E-Tuğra (EBG Bilişim Teknolojileri ve Hizmetleri A.Ş.)'dır.
Dolayısıyla, konuya ilgi duyan ve hayata geçirmek isteyen anonim şirket yönetim kurulu üyeleri, TÜBİTAK haricindeki bu üç kuruluşun herhangi birisinden Nitelikli Elektronik Sertifika temin ederek elektronik imza kullanabilirler. Ancak, hemen belirtelim ki, bu NES'lerin belirli bir kullanıma başlama ve bitiş süreleri vardır, yani ömür boyu kullanımları sözkonusu değildir. Bu süre genelde bir yıldır. Bununla birlikte, ESHS'ler azamî 3 yıllık NES de vermektedirler. Bu nedenle, elektronik imza kullanmaya devam edecek olanların, sürelerinin bitiminde NES'lerini yenilemeleri gerekmektedir.
Peki, nitelikli elektronik sertifika edinmenin maliyeti ne kadardır? Bir yıllık NES'in fiyatı 100 ile 150 TL arasında değişmektedir. Ancak, elektronik imza atabilmek için, bir adet akıllı karta ve bir de kart okuyucusuna ihtiyaç vardır. Bunlar da, ESHS'lerden temin edilmektedir ve fiyatları 30 TL civarındadır. Son olarak, TTK'nın tanıdığı bu imkanın kötüye kullanılmaması gerektiğinin, toplantısız yöntem ile alınacak yönetim kurulu kararının geçerlilik kazanabilmesi için, normal yöntem ile alınmış kararlar için olduğu üzere karar yetersayısına uyulmuş olması gerektiğinin, aksi takdirde, alınan karar geçersiz olacağının altını çizelim.
Dünya