UBAK İzin Belgesi Dağıtım Esaslarını düzenleyen yönergenin 5 ve 6. Maddeleri başvuruya dair kuralları belirliyor. Buna göre;
Başvuru yeri, tarihi, ilanı ve değişiklik bildirimi:
Madde 5
Başvuru yeri, tarihi, ilanı ve değişiklik bildirimi ile ilgili hususlar aşağıdaki gibidir:
a) Başvuru ve değişiklik ile ilgili bildirimler Bakanlığa yapılır.
b) Başvuruların İstenilen belgelerle birlikte 31 Ekim tarihine kadar yapılması gerekir.
c) 31 Ekim tarihine kadar başvuran firmalara ait araç sayıları ve benzeri bilgiler; 15 Kasım tarihinde Genel Müdürlük (www.kugm.gov.tr) internet adresinde yayımlanır.
d) Firmaların kendileri ile ilgili bilgilerde bir hata var ise, söz konusu firmalar 30 Kasım tarihine kadar bu hataların düzeltilebilmesi için gerekli belgelerle birlikte düzeltme başvurusunda bulunurlar.
Başvuru, değişiklik ve düzeltme ile ilgili bildirimlerde Bakanlık genel evrakına giriş tarihi esas olup, postada geciken başvurular ile bu tarihten sonra gönderilen bilgi ve belgeler dikkate alınmaz. Bildirim sürelerinin son
gününün resmi tatile rastlaması durumunda takip eden ilk iş günü son gün olarak kabul edilir.
Başvuru şartları ve istenilen belgeler
Madde 6
a) Başvuru şartları
Başvuruların geçerli olabilmesi için aşağıdaki şartların sağlanması zorunludur.
1) C2, L2 ve M3 türü yetki belgesine sahip olmak.
2) En az 4 adet özmal (EURO III, EURO IV veya EURO V normunda ) yeşil taşıta sahip olmak.
3) Faaliyet Yılı (2008) boyunca uluslararası taşımacılık faaliyetinde bulunmak.
b) İstenilen belgeler
Aşağıdaki belgelerin Bakanlığa verilmesi zorunludur.
1) Firmanın antetli kağıdı ile firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş, UBAK İzin Belgesi başvuru dilekçesi,
2) Yetki belgesinde Özmal olarak kayıtlı EURO III ve daha üst normlardaki araçların (EURO III, EURO IV ve EURO V normunda olduğunu) gösterir orijinal belgelerinin onaylı ve imzalı fotokopilerini veya başvuru yılında, üretici firmalar tarafından hazırlanıp onaylanmış araç listesi asılları.
3) Özmal olarak kayıtlı EURO III ve daha üst normlardaki (Tanker Kamyonlar hariç) yeşil taşıtların normunu, plakasını, şase ve motor numaralarını gösterir firma yetkilisi tarafından imzalanmış taşıt listesi.
4) Yetki belgesinde Özmal olarak kayıtlı EURO III ve daha üst normlardaki taşıtlara ait trafik tescil belgesi fotokopileri.
5) İhraç sefer sayılarının belirlenmesinde TIR Karnesi sayılarının esas alındığı UBAK üyesi ülkelere (sadece İtalya, Rusya, Gürcistan ve Azerbaycan) faaliyet yılında TIR karnesi kullanılmadan yapılan ihraç seferleri varsa,
i. Bu taşımalara ait, Gümrük idaresi onaylı “Transit Gümrük Beyannamesi”nin birer fotokopisi.
ii. Transit Gümrük Beyannamesi ile yaptıkları seferlere ait (taşıt plakaları, gidilen ülke, transit gümrükbeyannamesi numarası ve tarih gösterir) liste.”
6) Faaliyet yılında UBAK İzin belgesiyle üçüncü ülkelere yapılan taşımalarla ilgili olarak;
i- Taşımaların AB dışındaki ülkelere yapılmış olması halinde, bu taşımaya ilişkin TIR karnesi, alıcı tasdikli CMR, taşıma faturası ve UBAK karayolu karne sayfa fotokopileri,
ii- Taşımaların AB ülkeleri içinde yapılmış olması halinde, TIR karnesi haricindeki diğer belgeler, (alıcı tasdikli CMR, taşıma faturası ve UBAK karne sayfa fotokopileri)
iii- Bu taşımalara ait (taşıt plakaları, gidilen ülke isimleri ve tarih gösterir) liste.
Kara Ulaştırması Genel Müdürlüğü, başvuru şartlarını Yönergeye dahil ettiği için ayrıca bir başvuru duyurusu yapılmayacak.
Bu hükümler doğrultusunda, 2010 yılında UBAK Belgesi almak isteyen taşımacılar en geç 31 Ekim 2009 tarihine kadar başvurularını yapmak zorundalar.