Tedarik zinciri içinde ürün hareketi olan her işletme depo kullanmaktadır. Arz ve talebin bir birine eşit olmadığı her durum bize ürünlerimizi depolama zorunluluğu getirmekte.
Sermayemizi bağladığımız, borçlanarak satın aldığımız, kredi borçlarımızın karşılığı olan depolarımızdaki mallarımıza piyasa terimi ile stok, işletme terimi ile envanter diyoruz.
Stoklarımızın çok dikkatli yönetilmesi gerekmekte. Talebi karşılayamayan bir stok seviyesi, müşteri memnuniyetsizliği yaratmakta, müşteri ve pazar payı kaybına neden olmaktadır. Her talebi karşılama telaşı da stok miktarlarımız arttırmakta, depolama maliyetlerimizi yükselmekte, finansal giderlerimizi şişirmektedir. Arz ve talebin dengelenmesi dediğimiz stok veya envanter yönetimi, artık stok kartlarımızda, kağıt ve kalemle hatta excel tablolarıyla da kontrol edilememektedir. Depo yönetimi yazılımı dediğimiz harika yazılımlar çıkmıştır ortaya.
Bir depo içindeki her türlü hareketi planlayan, optimize eden, iş emrine bağlayan, operasyonu ölçen, sonucu raporlayan ve planlama ile sonuç arasındaki farkı ortaya koyan yazılımlar çalışmaktadır depolarımızda.
Sistemler o kadar gelişmiştir ki, artık kasıt olmadıktan sonra depo işlemlerinde hata yapmak zorlaşmıştır. Hatalı ürün, eksik ve fazla sevk edilmesi, hatalı adrese sevk edilmesi bitmiştir.
Depo operasyonlarının sağlıklı, düzenli ve hızlı yapılması tek şeye bağlıdır. Sistem üzerindeki stoklarımızın depo içindeki stoklarımızla fark yaratmayacak şekilde eşleşmesi gerekir. Kayıtlara göre depolarda görünen her ürün sevk edilir. Depoda bu ürün istenildiği adette ve koşulda bulunmadığı an kaos anıdır. Ucuz bir ürünün siparişi üzerine yüksek fiyatlı bir ürün sevk edilmesi eminim müşteri şikayeti yaratmaz ancak tersi olduğu durumlarda sadece şikayet değil ürünün geri yollanması maliyetini, yenisinin yollanması maliyetini ve müşteriye harcayacağınız zamanın da maliyetini ortaya koymak gerekir.
Kayıtlara göre mevcudu olan stok durumunu, fiili olarak depoda mevcut stoklarla karşılaştırma işlemine stok sayımı adı veriyoruz. Bazı işletmelerin yılda bir, yılbaşlarında yaptığı bu zor operasyonu; bazı işletmeler 3-4 ayda bir, hatta ayda bir talep etmekteler. Bu işlem için sevkiyatın yani satışın durması, çok sayıda çalışanın depo rafları arasında deli gibi mal mevcudunu sayması ve raporlaması gerekmektedir. Hafta sonları, hatta bayram tatillerinde yapılan stok sayımı işlemi artık denetimcilerin, muhasebenin, patronun istediği gibi yapılmamakta, hatta yapılmasına gerek bile kalmamaktadır. Zira artık güncel bilgi, doğru bilgi ve online iletişim çağında yaşamaktayız. Depomuzda olan tüm ürünleri hangi rafta kaç tane, seri numaraları ile doğru olarak bize gösteren sistemler kullanılmaktadır. Bunların ağırlık veya hacım ölçen, kamera ile her an scan edilerek sayılan karmaşık sitemleri olduğu kadar, birçok kurumca kullanılmaya başlayan el terminalleri ile toplama metodu en kolaylarından biridir.
Birçok yazılımda bu özellik aktivite edilerek kullanılmaktadır.
İşin temeli depoda kaç ürünün değil, her rafta hangi üründen kaç tane bulunduğunun bilinmesidir. Her raf üzerindeki her palet lokasyonu bir adres olmakta ve o adrese ürünler yerleştirilirken paletlerle yerleştirilmekte, kayıt otomatik işlenmekte, ürün toplamalar da el terminali ile yapılmakta ve el terminalinde rafta kaç tane ürün kaldığı bilgisi gösterilmektedir.
Bu sayede çalışanlar çalıştıkları tüm rafları, tüm lokasyonları çalışma sırasınca saymakta ve doğrulamaktadır. Rafta ürün bittiği an sipariş toplanmamışsa eksik var, fazla kaldıysa ürün fazlası var demektir ve anında kontrol edilerek stoklar doğru takip edilmektedir.
Böyle bir sistem de bile depo elemanlarının boş kaldıkları zamanlarda hareket görmeyen rafların sayılması da planlanmakta ve iş arasında kontrol yapılmaktadır. Artık günler boyu süren, raf aralarında tozlu ortamlarda geçen zaman da azaltılmakta, sistem kendi sayım kontrolünü kendisi yapabilmektedir.
Bir çok kurum bu kolaylığın farkında değildir. Yazılımlarının bu fonksiyonunu aktive etmeyen şirketler bile görüyoruz. Boş yere personellerinizi zorlamayın, hafta tatillerini yakmayın. Bırakın alet çalışsın, sistem işlesin, çalışanlarımız yorulmasın, hatalar yapılmadan önlensin. Depo sayımı için harcadığımız zamanı, emeği, maddi ve manevi kaynaklarımız bize kalsın.
Atilla Yıldıztekin/Perşembe Rotası